Slim Spraakrapporteren: door AI minder administratie bij Senz GGZ
Aanleiding/achtergrond
Binnen Senz GGZ ervaren behandelaren een hoge administratieve belasting door tijdrovende verslaglegging na cliëntgesprekken. Dit beperkt de tijd voor directe zorg en vergroot de werkdruk. Senz wil deze knelpunten aanpakken door digitalisering in te zetten als structurele oplossing. De technologie voor spraakgestuurd rapporteren, ontwikkeld door VerticAI, maakt het mogelijk om gesprekken automatisch te transcriberen en samen te vatten. Daarmee ontstaat meer ruimte voor de kern van het werk: goede zorg voor cliënten. Omdat Senz een kleinschalige organisatie is, kan de innovatie organisatiebreed worden ingevoerd, waardoor de effecten op efficiëntie, werkdruk en kwaliteit direct zichtbaar zijn. Het project sluit aan bij de doelen van het Integraal Zorgakkoord en de Versnellingsimpuls Digitale en Hybride Zorg: passende zorg, minder administratieve lasten en meer tijd voor de patiënt.
Doel
Het doel van dit project is om spraakgestuurd rapporteren met VerticAI organisatiebreed te implementeren binnen Senz GGZ. Daarmee wil Senz de administratieve werkdruk van behandelaren verminderen, de kwaliteit en uniformiteit van verslaglegging vergroten en meer tijd creëren voor directe cliëntenzorg. Tegelijkertijd draagt het project bij aan de digitaliseringsdoelen van het Integraal Zorgakkoord: digitale zorg waar het kan en fysieke zorg waar het moet. Na afloop is VerticAI structureel ingebed in beleid, processen en de kwaliteitscyclus van Senz.
Aanpak/werkwijze
De implementatie wordt uitgevoerd in 3 fasen, gebaseerd op de Implementatietoolkit Spraakgestuurd Rapporteren (Vilans, 2024) en het Honingraatmodel. Voorbereiding: projectgroep inrichten, nulmeting en draagvlak creëren. Implementatie: training van behandelaren, iteratief proces met bijschaven van dossier opbouw en bijstellen werkwijze behandelaren, monitoring van gebruik en tevredenheid. Borging: vastleggen van werkprocessen, aanstellen van interne ambassadeurs en kennisdeling binnen het regionale GGZ-netwerk Zuid-Oost-Utrecht. Het MT van Senz begeleidt het proces en zorgt dat de implementatie gestructureerd, gedragen en duurzaam wordt uitgevoerd.
Samenwerkingspartners
Senz GGZ werkt binnen dit project samen met bestaande netwerkpartners in de regio Utrecht, waaronder Altrecht, Door GGZ, GGZ-Heuvelrug, TOPP-zorg, Molemann, Psy-mens. Deze partijen vormen gezamenlijk een klankbordgroep voor kennisdeling, uitwisseling van ervaringen en borging van resultaten. Er wordt onderzocht naar een breder samenwerkingsverband. Daarnaast wordt samengewerkt met Unicum, de regionale huisartsenorganisatie, om de verbinding met de eerstelijnszorg te versterken. Door gebruik te maken van deze bestaande samenwerkingsverbanden wordt versnippering voorkomen, leren organisaties van elkaars ervaringen en worden de resultaten actief gedeeld binnen de regio.
Verwachte resultaten
Na afronding is VerticAI volledig geïmplementeerd binnen Senz GGZ. Alle behandelaren gebruiken de software in hun dagelijkse werk. De tijd die aan verslaglegging wordt besteed, neemt naar verwachting met minimaal 25% af, terwijl de kwaliteit en consistentie van rapportages toenemen. De tevredenheid van behandelaren stijgt, cliënten ervaren meer aandacht in de behandeling, en de innovatie is geborgd in beleid en werkprocessen. De opgedane kennis en resultaten worden actief gedeeld met andere zorgorganisaties binnen het regionale GGZ-netwerk, zodat ook zij van de ervaring kunnen profiteren.