Implementatie gebruik AI spraakherkenning bij zorgprofessionals in het WZA

Aanleiding / achtergrond
De toenemende administratieve druk binnen de medisch-specialistische zorg vormt een structureel knelpunt voor kwaliteit en continuïteit van zorg. In ziekenhuizen, en zo ook in het Wilhelmina Ziekenhuis Assen (WZA) besteden zorgprofessionals naar schatting 25 – 30% van hun werktijd aan verslaglegging in het Elektronisch Patiëntendossier (EPD). Dit leidt tot tijdsdruk, verminderde focus op patiëntcontact en werkstress. Digitalisering en kunstmatige intelligentie bieden mogelijkheden om deze belasting te verlagen en werkprocessen te optimaliseren. In juni 2025 startte het Wilhelmina Ziekenhuis Assen vanuit de polikliniek cardiologie een proef met AI-ondersteund spraakgestuurd rapporteren via OurMind. De evaluatie laat zien dat de kwaliteit van verslaglegging verbeterde, de tijdsbesteding gemoeid met administratie afnam en zorgverleners positiever waren over hun werkdag. Het ziekenhuis wil de succesvolle aanpak nu ziekenhuisbreed implementeren, ondersteund door een structureel verandertraject gericht op adoptie, opleiding en borging.

Doel
Het hoofddoel van dit project is de ziekenhuisbrede implementatie van AI-spraakherkenning met behulp van OurMind binnen alle poliklinieken van het WZA, als onderdeel van een toekomstbestendige en hybride werkwijze.

Specifieke doelstellingen:

• Structurele reductie van administratietijd met minimaal 15% per consult.
• Verbetering van de kwaliteit en volledigheid van verslaglegging door standaardisatie en automatische transcriptie.
• Toename van medewerkerstevredenheid en werkplezier.
• Borging van AI-ondersteund rapporteren in werkprocessen, protocollen en opleidingsmateriaal.
• Kennisdeling met regionale partners om brede implementatie van digitale en hybride zorg in de regio en daarbuiten te bevorderen.

Aanpak / werkwijze
Ze gebruiken de Vilans Implementatietoolkit Spraakgestuurd Rapporteren als leidraad. De opschaling wordt gefaseerd uitgevoerd van december 2025 tot december 2026, met trainingen, begeleiding door super-users en een medisch ambassadeur in de vorm van de Chief Medical Information Officer (CMIO) en de cardioloog nauw betrokken bij het kleinschalige gebruik. De ervaringen worden tussentijds geëvalueerd en gedeeld via het Samenzorg Netwerk, zodat ook andere zorginstellingen in Noord-Nederland en daarbuiten kunnen leren van de opgedane kennis.

Samenwerkingspartners
Het ziekenhuis werkt samen met het Samenzorg Netwerk en de huisartsenorganisatie Dokter Drenthe. Via deze samenwerking worden resultaten en best practices regionaal gedeeld.

Verwachte resultaten
Verwachte resultaten zijn een volledige implementatie van OurMind binnen alle poliklinieken, een daling van administratietijd met 15%, meer werkplezier, en kennisdeling via een regionaal symposium en instructiemateriaal (tips and tricks, gebruikersgidsen).