Plannen en roosteren middels AI

Aanleiding/achtergrond
AyganZorg levert thuiszorg en huishoudelijke ondersteuning aan cliënten met kort- en langdurige zorg- en ondersteuningsbehoeften. De organisatie ervaart steeds meer druk op de planning en roostering door:

• Stijgende zorgvraag en personeelstekorten
• Wisselende beschikbaarheid van medewerkers
• Wisselende kwalificaties van medewerkers
• Groei van hybride zorgvormen
• Noodzaak tot efficiëntere inzet van personeel en reistijd

Momenteel worden roosters grotendeels handmatig gemaakt, wat leidt tot tijdverlies, fouten, en minder flexibiliteit in het aanpassen aan persoonlijke behoeften. AyganZorg wil daarom AI inzetten voor slim plannen en roosteren, zodat zorgverleners efficiënter worden ingezet, cliënten stabielere zorg ontvangen en administratieve lasten afnemen.

Het doel van dit project is om een AI-ondersteund planning/roostersysteem te implementeren dat automatisch optimale planningen en roosters genereert, rekening houdend met kwalificaties, voorkeuren en beschikbaarheid van medewerkers, cliëntlocatie, zorgzwaarte en benodigde tijd en reistijdverlaging en inzet van hybride zorgvormen. Succes wordt gemeten via tijdsbesparing (≥20%), minder roosterconflicten (≥10%), kortere reistijd (≥10%) en medewerkertevredenheid (≥80%).

Aanpak/werkwijze 
Het project start met een pilot gericht op het AI-gestuurd plannen van zorgmomenten. Tijdens deze fase worden processen gemonitord, ervaringen van medewerkers verzameld en resultaten op efficiëntie, reistijd en tevredenheid gemeten. Zodra het plannen succesvol is geïmplementeerd, wordt het project uitgebreid naar roosteren, waarbij ook het genereren van optimale dienstroosters wordt ondersteund door het systeem. Op basis van ervaringen en meetgegevens wordt het systeem bijgestuurd en geoptimaliseerd. Na afronding van pilotfases volgt een gefaseerde opschaling naar andere teams, waarbij best practices worden geborgd en het verbeterde plannings- en roostersysteem structureel in de organisatie wordt verankerd.

Samenwerkingspartners
Binnen het project zijn 3 andere zorgorganisaties en Transvorm (werkgeversorganisatie) betrokken als samenwerkingspartners. Deze samenwerking is bijzonder doordat partijen hun kennis en ervaringen rondom planning, roostering en AI-toepassing delen. Door onderlinge taakverdeling bij het opstellen en uitwerken van processen en werkwijzen ontstaat tijdsbesparing en efficiëntie. De samenwerking is noodzakelijk om verschillende praktijkcontexten te integreren, knelpunten te vergelijken en best practices te ontwikkelen. De toegevoegde waarde ligt in gezamenlijk leren, het versnellen van implementatie en borging van het AI-systeem, en het vergroten van de kans op succesvolle opschaling en duurzame verbeteringen.

Verwachte resultaten
AyganZorg verwacht met dit project de volgende resultaten te behalen:

• Werkend AI-plansysteem geïntegreerd in de dagelijkse praktijk.
• Hogere efficiëntie door minder handmatige aanpassingen en verminderde ureninzet. 
• Verlaging van de reistijd.
• Betere match tussen cliëntbehoefte en personele inzet.
• Positieve medewerkerstevredenheid over rooster, planning en werkdruk.