Samen naar gewenste toestemming voor spraakgestuurde AI-rapportage

Aanleiding/achtergrond 
In de GGZ wordt spraakgestuurde AI-rapportage gebruikt om gesprekken sneller en nauwkeuriger te rapporteren. Dit houdt in dat een AI-tool tijdens een consult automatisch het gesprek opneemt en structureert in het patiëntdossier. Patiënten weten zelf nog onvoldoende van spraakgestuurde AI-rapportage. Wat wordt gedaan met hun gesprek dat wordt opgenomen? En hoe wordt het verwerkt door AI. Patiënten worden tijdens dit project op de hoogte gesteld van de keuze die ze hebben ‘samen beslissen’: wil ik wel of niet dat AI bij mijn gesprekken wordt gebruikt? Deze informatie moet op een weloverwogen manier worden gedeeld, een bijzondere opgave in het kader van traumazorg, waar wantrouw en verschillende culturele achtergronden gespreksopnames ingewikkelder maken.

Doel 
Ze ontwikkelen, implementeren en borgen 1 standaard proces voor het informeren en om toestemming te vragen aan patiënten rond spraakgestuurde AI-rapportage. Patiënten krijgen begrijpelijke informatie van behandelaren, geven expliciete toestemming en kunnen bewust kiezen voor spraakgestuurd rapporteren met of zonder AI. Behandelaren krijgen concrete handvatten om AI verantwoord en transparant toe te passen. Toestemming wordt vastgelegd in het elektronisch patiëntendossier (EPD) met een gestandaardiseerde toestemmingsverklaring. Zo versterken ze vertrouwen, regie en kwaliteit van verslaglegging en leggen ze de basis voor zorgvuldig gebruik van deze (en toekomstige) AI-toepassingen, niet alleen binnen deze, maar ook bij andere GGZ-organisaties.

Aanpak/werkwijze 
De aanpak bestaat uit 4 stappen:

1. Achtergrondinformatie verzamelen (Q4 2025-Q1 2026): Kennis en ervaringen opdoen bij andere GGZ-instellingen rondom toestemming bij spraakgestuurde rapportage én voor AI-toepassingen bij andere GGZ-instellingen (Via GGZ Kennisknooppunt Innovatie en Digitale Zorg, GGZ Centraal, Altrecht, GGZ Noordoost-Brabant). Daarnaast het volgen van een AI training.
2. Ontwerp & aanpassingen (Q1 2026–Q2 2026): ontwikkeling van patiëntinformatie (praatplaat, video, FAQ), toestemmingsformulier en een kort trainingsprogramma; met feedback van de patiëntenraad en ervaringsdeskundige(n).
3. Training (Q3 2026): training van 20 behandelaren en invoering van het standaard gesprek en toestemmingsformulier. Feedback behandelaren en patiënten wordt steeds verwerkt via een iteratief proces
4. Borging & evaluatie (Q4 2026): opname in beleid, kwaliteitshandboek en inwerktraject/interne trainingen; evaluatie en kennisdeling intern en via het GGZ Kennisknooppunt Innovatie en Digitale Zorg.

Samenwerkingspartners 
Er wordt nauw samengewerkt met de zorgorganisaties GGZ Centraal, Altrecht en GGZ Noordoost-Brabant. Deze delen best practices over het gebruik van spraakgestuurd rapporteren en AI. De patiëntenraad en (een) ervaringsdeskundige(n) leveren structureel feedback op materialen en gespreksonderdelen. Zorginstellingen sluiten aan bij intervisiesessies, zodat ze optimaal van elkaar kunnen leren. De resultaten van het project worden gedeeld via de netwerkorganisatie GGZ Kennisknooppunt Innovatie en Digitale Zorg.

Verwachte resultaten
De verwachte resultaten zijn:

1. een begrijpelijke informatie-set (praatplaat, FAQ) voor patiënten
2. een praktisch toestemmingsformulier
3. 20 ambassadeurs die getraind zijn in de toestemmingsprocedure rondom spraakgestuurde AI-rapportage
4. eenduidig beleid rondom toestemming vastleggen en verwerken,
5. gedeelde materialen en lessons learned via het GGZ Kennisknooppunt Innovatie en Digitale Zorg, zodat ook andere GGZ-aanbieders deze kunnen gebruiken. Zo versterken ze patiëntenregie en transparantie en ontstaat een duurzame ‘samen beslissen’-cultuur rond AI-toepassingen.  

Na dit project worden de resultaten geborgd met een interne opleiding voor de rest van de behandelaren, en voor nieuwe behandelaren via het aangepaste inwerkprogramma.