Procesoptimalisatie voor regionale innovatie- en onderzoeksaanvragen

Aanleiding en achtergrond

Binnen de Academische Werkplaats Huisartsenzorg Amsterdam (AWH-ANHA) komen regelmatig uiteenlopende verzoeken binnen van onderzoekers, huisartsenpraktijken en samenwerkingspartners – bijvoorbeeld voor datagebruik, deelname aan onderzoek of het testen van innovaties. Deze aanvragen verlopen nu grotendeels via e-mail en losse documenten, wat leidt tot versnipperde communicatie, onduidelijke opvolging en een hoge administratieve last. Ook andere Academische Werkplaatsen Huisartsenzorg (AWH’s) ervaren vergelijkbare knelpunten. Er is daarom brede behoefte aan duidelijke, gestroomlijnde werkprocessen, betere afstemming en een digitale werkomgeving die deze processen ondersteunt, inzichtelijk maakt en borgt.

Doel

Het project heeft als doel de behandeling van aanvragen voor onderzoek, data en innovaties binnen AWH-ANHA sneller, overzichtelijker en consistenter te maken. Dit gebeurt door werkprocessen te verbeteren en te ondersteunen met een digitaal hulpmiddel dat informatie vastlegt, taken verdeelt en voortgang inzichtelijk maakt. Zo ontstaat minder versnippering, meer transparantie en duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is. De opgedane kennis en ervaringen worden gedeeld met andere AWH’s, zodat ook zij hun eigen processen kunnen optimaliseren en harmoniseren.

Aanpak en werkwijze

Het project bouwt voort op een eerdere analyse van de werkprocessen en communicatie binnen AWH-ANHA, waarin knelpunten en verbeterpunten zijn geïdentificeerd. In samenwerking met vertegenwoordigers van andere AWH’s worden deze bevindingen getoetst en aangevuld. Vervolgens worden verbeterde processtappen, rollen en formulieren ontworpen en ingericht in een digitale werkomgeving. Deze omgeving wordt ontwikkeld op basis van gestandaardiseerde stappen, functies en formats die in overleg met andere AWH’s worden afgestemd.
Tijdens de implementatie test AWH-ANHA het platform in de praktijk en deelt zij ontwerpkeuzes, sjablonen en voorbeeldprocessen. Hierdoor kunnen andere AWH’s zien welke elementen bruikbaar zijn, hoe deze zijn opgebouwd en hoe zij deze kunnen vertalen naar hun eigen context. Op deze manier ontstaat een gezamenlijk leerproces waarin een gedeeld begrippenkader en kernelementen voor werkprocessen worden ontwikkeld – zonder dat uniforme systemen worden opgelegd.

Samenwerkingspartners

Het project wordt uitgevoerd door AWH-ANHA in samenwerking met vertegenwoordigers van andere Academische Werkplaatsen Huisartsenzorg, het Landelijk Samenwerkingsverband AWH (LSAWH) en landelijke organisaties zoals het NHG. Deze samenwerking is bijzonder omdat zij gericht is op gezamenlijk leren en het ontwikkelen van gedeelde standaarden, waarmee de AWH’s hun samenwerking en kennisuitwisseling op landelijk niveau versterken.

Verwachte resultaten

Het project levert een goed werkend digitaal platform op dat de interne samenwerking, communicatie en besluitvorming binnen AWH-ANHA ondersteunt en vereenvoudigt. Daarnaast ontstaat een landelijk bruikbaar ondersteuningspakket, bestaande uit:

• een pakket van eisen voor digitale procesondersteuning
• blauwdrukken van workflows
• standaard aanvraagformulieren en communicatiesjablonen
• richtlijnen voor configuratie en implementatie

Andere AWH’s kunnen deze materialen gebruiken als referentie en aanpassen aan hun eigen organisatorische en technische context. Zo draagt het project bij aan meer efficiëntie, transparantie en kennisdeling binnen het landelijke netwerk van Academische Werkplaatsen Huisartsenzorg.