Spraakgestuurd rapporteren in de zorg voor mensen met autisme

Aanleiding
Binnen het Regionaal Autisme Centrum (RAC) besteden begeleiders veel tijd aan het schrijven van rapportages in het elektronisch cliëntendossier (ECD) (Care4). Deze administratieve last gaat ten koste van tijd en aandacht voor cliënten. Met spraakgestuurd rapporteren via Octopus (als onderdeel van het ECD) kan verslaglegging sneller, natuurlijker en vollediger worden gedaan, waardoor medewerkers meer tijd hebben voor directe zorg.

Doel
Het doel van het project is om spraakgestuurd rapporteren te implementeren in begeleiding en behandeling binnen onze zorgorganisatie, zodat rapporteren efficiënter en kwalitatief beter wordt uitgevoerd, zonder extra belasting of verlies van privacy. Daarnaast streeft de organisatie naar een hogere duurzame inzetbaarheid van hun zorgprofessionals, doordat administratieve lasten worden verlaagd en er meer tijd overblijft voor directe cliëntenzorg.

Aanpak / werkwijze
Na het opzetten van het projectteam, en de bijbehorende stappen gaan ze gefaseerd starten in 3 regio’s. Dit doen ze om goede ondersteuning op de locaties te kunnen bieden en onderzoek te doen naar de eerste ervaringen. En de geleerde lessen te gebruiken bij verdere opschaling in de organisatie. 
Uiteindelijk worden in het projectjaar 250 medewerkers getraind in het gebruik van de spraakapplicatie binnen het ECD. Ze meten tijdswinst, tevredenheid en kwaliteit van rapportages en borgen de werkwijze in beleid en scholing. Hierin nemen ze natuurlijk ook de ervaringen en meerwaarde voor de cliënten mee. Tenslotte zorgen ze voor borging en delen ze hun kennis met samenwerkingspartner het Samenwerkingsverband Autisme Zuid Oost Brabant.

Samenwerkingspartners
Het project wordt uitgevoerd door het Regionaal Autisme Centrum in samenwerking met het Samenwerkingsverband Autisme Zuid Oost Brabant (SVA). De grote meerwaarde in deze samenwerking is dat het netwerk van de SVA bestaat uit 45 partners in de regio waarmee op periodieke momenten informatie en kennis wordt gedeeld. Kennis en ervaring vanuit dit project kunnen gedeeld worden met al deze partners waardoor het bereik en impact groot zijn.

Verwachte resultaten
250 medewerkers gebruiken na 1 jaar spraakgestuurd rapporteren structureel in hun begeleiding en/of behandeling. Rapportagetijd daalt met 30%, 70% van medewerkers ervaart minder registratiedruk en rapportages zijn vollediger en consistenter. De nieuwe werkwijze is geborgd in beleid, scholing en kwaliteitssysteem.